クリフト業務管理システム

クリフト業務管理システムとは

受発注管理、作業集計、スケジュール管理など、社内管理が必要なデータを各自が入力し、それぞれのデータ間で連携を行い、経理業務や意思決定を行い際の情報分析に利用できるよう設計されたシステムです。

機能リスト

クリフト業務管理システムは、従業員が各自利用する「従業員メニュー」と経理・総務・管理職が利用する「経理/総務担当者メニュー」に分かれています。

従業員メニュー

作業集計: 毎日の出退社時間、プロジェクト別業務遂行内容の入力を行います。交通費請求もここで行います。
受発注管理: 見積書、請求書、発注書、注文請書、領収書の作成を行います。本システムは見積書を作成すると、その他の書類はほぼ自動で櫻井出来る様になっています。
勤怠入チェック: 毎日勤怠入力を行うのは面倒です。そこで、各自がちゃんと入力しているかを確認できるようになっています。
見積リスト: 誰がどの見積書を作成したかが簡単に分かるようリスト化して表示します。
プロジェクト進捗管理: プロジェクト毎に、納期確認、進捗確認、予算管理がひと目で分かる用になっています。
届出管理: 有給休暇、振替休暇、欠勤等の届け出はすべてここから申請ができます。
ドメイン管理: クリフトではお客さまのドメイン、SSLを多く管理しています。更新し忘れなどが無いよう、有効期限などを入力しておくことで期限が近づくと各自が分かるようになっています。

経理/総務担当者メニュー

支払管理: お客様毎、プロジェクト毎に、納入先(外注等)への支払い金額を登録し、支払い遅延が起こらないようにしています。
請求リスト: 請求書発行済みの案件に対し、入金が行われたかを管理しています。
見積リスト: 誰がどの見積書を作成したかが簡単に分かるようリスト化して表示します。また、その見積書が有効かどうかも簡単に判断できるようになっています。
売上集計リスト: お客様毎、プロジェクト毎に、期間指定で売上が集計します。
支払集計リスト: 期単位で、支払先毎毎月の支払金額を集計します。
工数集計リスト: お客様毎、プロジェクト毎にどれだけの人的工数を使ったが分かります。
また、単価設定することで各人の開発効率評価にも利用できます。
作業集計印刷: 従業員毎に日毎の勤怠、月単位の業務内容を集計し印刷します。またこのデータを市販の給与計算ソフトにも利用しています。
作業時間集計リスト: 従業員毎に毎月の作業時間を集計し、業務量の調整が行えます。
交通費集計の印刷: 従業員毎に申請があった交通費を月毎に集計し、交通費支払いに利用します。
DBのバックアップ: 本システムの日々のデータバックアップは自動で取るようになっていますが、手動でも出来るようにしています。
マスター管理: 社員マスター(従業員情報)、宛先マスター(お客様情報)、単位マスター(見積書等で利用する単位)、プロジェクトマスター(業務情報)、休日マスター、有給設定マスター、週休休日マスターの各データの管理を行えます。

スクリーンショット

メニュー

作業集計

受発注管理

プロジェクト進捗管理管理

工数集計リスト

作業集計の印刷

交通費集計の印刷

導入の効果と今後の展開

クリフト業管理システムは、代表でもある小柳が企画から設計、製造の全てを一人で行ったシステムです。従って「今、何が必要か？」を、妥協すること無く機能に組み込まれました。
管理職が意志決定するためにはどのような情報が必要なのか？経理はいつまでにどの数字が必要なのか？そのために、どのようなデータが必要になるのか？データ入力の無駄を出来るだけ省き、必要な情報をいつでも引き出せるようになったことで、各従業員の労働負荷、進捗状況なども適時確認が出来、対策考案から実行までが短期間に行われるようになりました。また、従業員であれば誰でも数字が見れる様にしたことで、従業員がプロジェクト開発効率について考えながら業務を進める力が付いたように思います。当社のような小さな会社は、他人任せな考えは通用しません。予定と実績、日程だけではなく、作業時間を十分に念頭に入れながら業務を進める必要があります。おかげで、システム開発会社でありながら、一人あたりの平均残業時間は10時間/月以下となりました。

本システムは、社内にサーバーを設置しLAN環境で動作しています。しかし、今後テレワークの導入など、将来の会社のあり方を考えたとき、クラウド環境での運用や、WEBを利用し多種端末での利用が出来るようにしていく予定です。